Nagroda specjalna XXX-lecia Forum Teleinformatyki dla EZD RP

Nagroda Specjalna trafiła do instytutu NASK i Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego za opracowanie i wprowadzenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), który służy do zarządzania procesami informacyjnymi w podmiotach publicznych.

– Nagroda jest potwierdzeniem, że NASK zajmuje się wieloma kwestiami ważnymi dla administracji i cyfryzacji państwa. To obietnica, że to dopiero początek. Mam przekonanie, że jeśli chodzi o EZD zwiększymy tempo, zakres i jakość po to, żeby cała administracja w Polsce – od najmniejszych jednostek po te największe, zatrudniające tysiące osób, była scyfryzowana – dziękował za wyróżnienie dyrektor NASK Radosław Nielek

Dzięki wprowadzeniu EZD w znaczącej liczbie podmiotów, nie tylko ściśle administracji publicznej, „zapomniano” już o tradycyjnej, analogowej formie zarządzania dokumentami.

– System EZD narodził się na Podlasiu. To właśnie tam też podjęliśmy decyzję o stworzeniu EZD PUW. Dziś ten system ma swojego następcę – EZD RP. Cieszy mnie, że widzimy jednostki, które doskonale radzą sobie w tradycyjnym, papierowym świecie, a teraz, wspólnie z nami, podejmują krok ku przyszłości, rozpoczynając elektroniczne zarządzanie dokumentacją – powiedziała Magdalena Sawicka, dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku.

Skuteczność działania i transparentność

EZD RP to system wytwarzany, utrzymywany i rozwijany przez instytut badawczy NASK. Jest wdrażany w jednostkach administracji publicznej i usprawnia ich pracę za pomocą nowoczesnych i uniwersalnych rozwiązań cyfrowych back office w obszarze elektronicznego zarządzania dokumentacją. Co ważne, umożliwia on kompleksowe załatwianie i rozstrzyganie spraw w formie elektronicznej oraz wspiera sprawy prowadzone w formie papierowej.

Jedną z największych korzyści wynikających z wdrożenia EZD RP w jednostkach administracji publicznej jest przejrzystość działania instytucji oraz pełne odzwierciedlenie w systemie informatycznym czynności kancelaryjnych, które wykonują urzędnicy w trakcie procedowania spraw. To także skuteczne narzędzie dla kierownictwa do zarządzania jednostką.

System spełnia aktualne wymogi prawne, jest zgodny ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz w pełni zintegrowany z platformą e-Doręczenia. Największa jednostka, która działa w rozproszonej strukturze organizacyjnej i prowadzi sprawy w sposób elektroniczny w EZD RP, korzystając z usługi SaaS EZD RP, liczy ponad 6000 pracowników.

Nagrodzony system kancelaryjno-archiwalny EZD RP jest wdrażany od kwietnia 2022 r. w podmiotach administracji publicznej w modelu chmurowym SaaS oraz on-premise. Jest on następcą cenionego i wdrażanego od 2011 r. systemu EZD PUW.

Obecnie z EZD RP i EZD PUW korzysta łącznie ponad 2600 jednostek. Wśród użytkowników EZD RP są  m.in. Ministerstwo Przemysłu, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Najwyższa Izba Kontroli, KRUS.

Szerokie możliwości współpracy

Przedstawiciele NASK – Magdalena Sawicka, kierująca oddziałem NASK w Białymstoku i Jacek Orłowski, kierownik Działu Współpracy z Podmiotami Otoczenia EZD, przedstawili uczestnikom XXX Forum Teleinformatyki możliwości EZD RP jako instrumentu realizacji celów polityk publicznych, a także przedstawili strategię wdrażania i rozwoju systemu.

Eksperci NASK omawiali z przedstawicielami administracji publicznej zakres zadań Operatora EZD, modele współpracy podczas wdrażania EZD RP, możliwości integracji systemu z innymi aplikacjami dziedzinowymi oraz specyfikę podejścia do elektronizacji spraw w instytucjach publicznych.